Эффективное ведение корпоративной почты (проектов) в The BatДобрый день уважаемые пользователи удобнейшего клиента TheBat.
Уже давно использую эту программу и очень ей доволен. Однако мой уровень использования не очень высок: создал папки настроил фильтры. Почта от определенных адресатов падает в соответствующие папки… все дела.
Хочется большей продуктивности, использовать возможности программы гораздо эффективней с учетом специфики:
- Множество проектов
- Множество адресатов: внутри компании, клиенты, партнеры и др.
- Необходимость быстро находить информацию по нужному проекту
- Быстро создавать структуру для новых проектов
Возможно кто то уже разработал свою или использует кем-то рекомендованную систему (возможно даже с уклоном GTD).
Поделитесь практикой и своими идеями!
Система когда в отдельную папку падают определенные адресаты не работает, так как если потребуется переписка по определенному проекту её необходимо вычленять из нескольких папок.
Размышляя над организацией НОВОЙ системы пока прихожу к следующей структуре:
- Все письма попадают во ВХОДЯЩИЕ. И они там остаются до их обработке. Папка ВХОДЯЩИЕ - буфер, контейнер для обработки всей почты. Фильтр - Я сам. Процесс обработки/сортировки входящих писем и есть процесс фильтрации. Таким образом я уверен - все письма мной прочитаны, поняты, обработаны и определены в нужную папку ПРОЕКТА.
- Во ВХОДЯЩИХ - один ПРОЕКТ = одна ПАПКА. Под каждый проект создается одна папка.
- При возникновении нового ПРОЕКТА во ВХОДЯЩИХ создается новая ПАПКА этого проекта
- Если есть необходимость найти письмо от определенного адресата - используется фильтр АДРЕСА.
- Письма требующие ответа помечаются ФЛАЖКОМ или определенным цветом. Выводятся на экран соответствующим фильтром - ФЛАГ.
Недостатки (недоработки):
Не отработан процесс организации ИСХОДЯЩЕЙ почты. Как ее организовать пока не знаю.
Возможно, так же создавать под каждый ПРОЕКТ свою ПАПКУ, так же как и во ВХОДЯЩИХ. Получится зеркальная копия структуры. И придется так же фильтровать/раскладывать всю исходящую почту - что уже является тратой времени. Вот думаю целесообразно ли это, может есть какие то варианты?
В общем, давайте делиться своими наработками в области эффективного и продуктивного ведения почты в любимом THE BAT!
Сообщение от Toni
