шибко умные поправят шаблоны и поколдуют с сортировщиком.
Ограничить создание ящика не получится.
Вполне возможен вариант когда почтовые папки будут зашарены для внешнего админского доступа (только на чтение). И подключены к другой машине в сети.
Оттуда можно смотреть письма напрямую.