Тема: Работа с большим почтовым ящиком

Господа, как оптимизировать работу с большим почтовым ящиком - 30Гб, примерно 50тыс писем. С ящиком работают одновременно 4 человека, сам ящик находится в виде расшаренной папки на серваке. При поиске писем иногда the bat подтормаживает. В будущем ящик будет только расти. Заставить пользователей почистить ящик не могу.

Что можно придумать?

Перед тем как что-то делать создайте полную резервную копию с параметром "Сохранить внешние прикреплённые файлы в теле писем". При объёме почты в 30ГБ будет долго делать копию, но лучше перестраховаться. На время создания лучше отключить автоматические получения почты.

Дальше надо подумать над тем, откуда тормоза берутся. Возможные причины - хранения прикреплённых файлов больших размеров в теле писем, работа антивирусной программы, может ещё что-то, но само по себе количество писем не причина. У меня столько же и всё летает.

Сам столкнулся по работе с очень близкой проблемой - ограничение физической папки 2ГБ и, как следствие, необходимость создания дополнительных подпапок и тормознутости процесса переноса писем ввиду больших объёмов информации.

Можно конечно же автоматизировать процесс и, скажем, в планировщике поставить задачу на запуск каждые пару месяцев фильтра по отсортировке писам за эти два месяца в отдельную папку (она может быть автоматом создана самим фильтром), но есть решение лучше и проще, хотя и недостатки могут вылезти.

Пришёл к варианту хранения писем в отдельной папке - это такая настройка:
"Свойства почтового ящика" - "Хранить прикреплённые файлы: {В каталоге отдельно от писем}",
а так же
[v] Удалять прикреплённые файлы при удалении письма из корзины"
[v] Прикреплять файлы только при отправке письма.

Последние две опции, по моим наблюдениям, сокращают ненужное преумножение файлов в этой самой отдельной папке для файлов. Последнюю опцию надо учитывать, так как файл прицепится в момент отправки письма, а не при его создании и если его кто-то менял, то именно в самом последней редакции он и будет отправлен, что не плохо и не хорошо, но надо учитывать.
В результате почтовая база будет очень небольшой и работа с ней не будет сопровождаться временными задержками.

Вторая причина - тормоза от антивируса может быть исправлена, если в антивирусе настроить фильтр по маске - непроверяемые файлы, как правило это временные файлы. Подробнее можно поиском найти ответ в интернете.
Переход к хранению писам в отдельной папке сам по себе уменьшит и тормоза от работы антивируса, так как почтовая база станет меньше, а файлы проверяются только при обращении с ним - в момент отправки или получения, в других случаях они лежать себе в папке и к ним нет обращений. Аналогичный положительный эффект будет и в случае работы с базой данных по сети, которая сама может являться узким местом - файлы уже не будут гоняться по сети, если пользователь что-то делал с письмом, не трогая сами файлы.

Поиск должен ускориться также ввиду уменьшения размеров файлов почтовой базы данных.

Рекомендую такой порядок действий:
1. Резервная копия.
2. Оцените объем почтовой базы (либо всей, либо отдельных папок).
В программе доступна информация о папках на вкладке "Информация" в окне со списком писем.
Аналогично можно получить представление о всей базе писем или отдельных папках заглянув в папку с базой писем, например, "C:\Documents and Settings\user\Application Data\The Bat!\название \ящика" (у Вас эта папка наверное будет на сервере). Если это объёмы, измеряемые в ГБ, то это можно считать поводом к дальнейшей оптимизации базы писем по п.3. Если все письма маленькие, скажем, в пределах 100кб, то, видимо, причина в другом.
3. Произвести настройки, обозначенные в абзаце выше "Пришёл к варианту хранения писем в отдельной папке…"
Здесь стоит уточнить, что данная настройка действует на вновь получаемые или создаваемые письма. Как перегнать всю имеющуюся базу писем чтобы файлы из писем отпочковались в отдельную папку - не знаю. Провёл экперимент: Инструменты -> Экспортировать письма -> UNIX-ящик. Таким образом, интересующие нас письма оказываются в файле. Далее производим обратное действие: Инструменты -> Экспортировать письма -> UNIX-ящик и указываем на то файл. При этом, письма лягут в ту папку на которую сейчас фокус. Лучше чтобы это была какая-то иная папка, может быть пустая. Если же импортировать в ту же откуда экспорт делали, то последствия не могу предсказать, но самое плохое будут просто дубли писем, что легко устранить. Лучше, всё же в папку которая очищена и сжата. Фишка заключается в том, что при импорте на письма действует текущая настройка касаемо "Свойства почтового ящика" - "Хранить прикреплённые файлы: {способ хранения}", то есть письма либо лягут в папку, либо в тело писем, смотря что было выбрано до импорта писем. Как упростить экспорт-импорт если много папок или для целого ящика - не знаю. Если у вас письма сортируются автоматически фильтрами, то проще всего все письма свалить в одну кучу и произвести пересортировку писем фильтрами. Придерживаясь правила - все письма из всех подпапок папки "Входящие" свалить в папку "Входящие", аналогично для папок "Исходящие", "Отправленые", то есть не стоит смешивать пиьма из этих трёх групп, так как они, скорее всего, не будут отфильтрованы корректно Вашими фильтрами.
В идеале, Вы получите облегчённую базу писем и кучу прикреплённых файлов, лежащих в папке Attach (или какую укажете сами).
4. Смотрим результат. Если не устраивает, наблюдаем за активностью антивируса. Ищем как устранить тормоза от него.
Скорее всего у Вас всё залетает и без подкрутки антивируса, так что п.4 необязателен.

--
Надеюсь не запутал. Чем смог помог. Пишите, если что-то неясно.